Una metodología para fomentar la innovación cuando la rutina nos consume (agile personalizado)

Antes de empezar:

Esta metodología que propongo tiene aspectos de la metodología AGILE  https://info.bbva.com/es/noticias/ciencia/tecnologia/metodologia-agile-la-revolucion-las-formas-trabajo  y de las experiencias Hackathon de Twitter (semana en la que los desarrolladores se concentran en un proyecto elegido por ellos) https://en.wikipedia.org/wiki/Hackathon

El problema: supongamos que tenemos dos tareas y una de ellas insume más tiempo del que quisiéramos. Generalmente a esta tarea la llamamos rutinaria y, en general, la otra es una tarea que probablemente aumente nuestra productividad pero sus beneficios no son inmediatos (lo más parecido a una inversión).

Ejemplos: 

• Carlos trabaja como economista en un servicio de estudios económicos y entre sus responsabilidades están las de seguir las economías de Paraguay, Brasil y Argentina pero también tiene como tarea la de llevar a cabo proyectos de investigación sobre temas económicos. En su día a día, no le queda tiempo para investigar.
• Luis trabaja en una empresa proveedora de materiales de construcción. Coordina las compras y los envíos a través de correos electrónico (la tarea rutinaria) y le encantaría dedicar tiempo para crearse unos filtros automáticos que organice con etiquetas los correos entrantes (la innovación) pero nunca le sobra tiempo para llevar a cabo su tarea innovadora.

La propuesta:

Partiendo del supuesto que cuando el trabajador va de vacaciones hay alguien reemplaza sus tareas, la idea sería la siguiente: 

      1. Se decide un tiempo determinado (un día, una semana, un mes, etc.) para llevar a cabo toda, o parte, de la actividad innovadora. Si es solo parte de la actividad, se deben definir bien los entregables (por ejemplo, para el caso del investigador, bajaré X datos o, en el caso del proveedor de materiales, crearé X filtros automáticos).

      2. En ese periodo de tiempo el trabajador (o grupo de trabajadores) se dedica al 100% a la tarea definida y son sus compañeros (los que habitualmente le hacen la suplencia cuando está de vacaciones) los que responden y se encargan de toda la actividad rutinaria.

      3. Al finalizar el periodo de tiempo preestablecido el trabajador explica sus resultados o avances, si no concluyó la tarea, los problemas que encontró y el porqué no pudo cumplir con la meta.

      4. El trabajador que estuvo con la tarea innovadora pasa a la tarea rutinaria haciendo además soporte a otro trabajador o grupo de trabajadores. Y así sucesivamente se convertirá en rutinario el trabajo de innovar. Salud!

Las variaciones:

Si no hay compañeros que hagan soporte de las tareas rutinarias uno tendrá que autoimponerse un periodo de tiempo determinado para esas tareas más innovadoras (quizás una hora al día o dos). En esas horas, está prohibido distraerse, móviles y correos apagados. Incluso les recomendaría la técnica Tomato http://tomato-timer.com/ que consiste en dividir todas las tareas diarias en trabajos intensivos de 25 minutos con descansos de 5.

También podemos indicarles a los trabajadores unas temáticas generales o simplemente dejarles que ellos elijan en qué quieren invertir ese tiempo (puede que el jefe no vea la utilidad directa de la tarea que ofrezca el trabajador pero la utilidad indirecta será que el trabajador podrá hacer algo que quiere y eso probablemente hará que se sienta mejor en la empresa y conlleve a una mayor productividad).